วันอาทิตย์ , 20 สิงหาคม 2017
ข่าวสาร
You are here: Home » เอนเตอร์เทนเม้นท์ » รับจัดงานอีเว้นท์ แบบเกาหลีๆ

รับจัดงานอีเว้นท์ แบบเกาหลีๆ

เรียนรู้การเป็น ออร์กาไนเซอร์ รับจัดงานอีเว้นท์

รับจัดงานอีเว้นท์

งานออร์กาไนเซอร์ ไม่ได้ต่างกับการขายฝันให้ลูกค้าซักเท่าใดนัก จุดเริ่มต้นของออร์กาไนซ์ที่ต้องสร้างสรรค์ในช่วงแรกเลยนั้น ต้องสร้าง “จินตนาการให้เห็นภาพนิมิตรที่งดงาม” ให้กับลูกค้าเห็นภาพต่างๆในจินตนาการของครีเอทีฟก่อนว่า งานจะดำเนินไปทิศทางไหน จะเกิดปรากฎการณ์อะไรบ้างหลังจากที่งานนั้นเริ่มขึ้น จะต้องใช้งบประมาณเท่าไหร่ และสิ่งที่ลูกค้าจะได้นั้นคืออะไร ?

แต่ ว่าแต่..จุดประสงค์ของงานนั้น ไม่ใช่หน้าที่ของออแกไนซ์เซอร์เป็นผู้กำหนด


 

แล้วใครกันล่ะที่จะต้องกำหนด ?

คำตอบนั้นค่อนข้างจะชัดเจนสำหรับทุกๆงานEvent ว่า คุณลูกค้านั่นแหละ คือผู้ที่ต้องบอกถึงความต้องการกับ ออร์กาไนเซอร์ที่รับงานนั้นมาเป็นแม่งาน ว่างานเป็นงานอะไร จัดงานนี้ไปทำไม เพื่อมุ่งเน้นไปสิ่งใด ?

ส่วนสิ่งที่เป็นหน้าที่ของบริษัทรับจัดงานออร์กาไนเซอร์ ก็คือ จัดการดำเนินกิจกรรมเพื่อความต้องการของลูกค้า โดยการมุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จของการจัดเตรียมงาน ดูแลงานจนเสร็จสิ้น และสำคัญที่สุดออกาไนเซอร์กับลูกค้าจะต้องมีความเข้าใจที่ตรงกัน

และอีกอย่างที่จะบกพร่องมิได้โดยเด็ดขาด เมื่อขายฝันสร้างวิมานเลิศหรูไปเพียงใด จะต้องทำตามนั้นให้ได้

ก่อนที่จะเตรียมงานให้มีรูปร่างดังที่ได้วางแผนกันไว้เบื้องต้นนั้น จะต้องมีการประชุมพบปะกำหนดกิจกรรม ต้องนำวัตถุประสงค์หลักของงานมาเป็นแกนเพื่อให้งานมีconceptเดียวกัน เพื่อป้องกันการผิดพลาดในการสื่อสาร ซึ่งจะเกิดขึ้นได้ง่ายสำหรับงานออแกไนซ์

เมื่อการประชุมเริ่มต้นขึ้น การรับฟังความต้องการจากลูกค้านั้นเป็นสิ่งที่สำคัญลำดับต้นๆของการเป็นมืออาชีพ ไม่ว่าในระหว่างการประชุมนั้นคุณจะผุดไอเดียความสร้างสรรค์เพียงใดขอให้หยุดการมโนภาพไว้เพียงเท่านั้น คุณควรจะฟังให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ พร้อมไปกับการบันทึกไว้ด้วยการจดหรือบันทึกเสียงตามความเหมาะสม และนำข้อมูลทั้งหมดไปดำเนินการตามขั้นตอนของการทำงานถัดไป เพื่อการประชุมครั้งหน้าบริษัทออแกไนเซอร์ของคุณจะได้นำผลงานที่สร้างสรรค์ตามที่ได้บรีฟกันไว้มาเสนอให้ลูกค้านั้นประทับใจ

รูปแบบของงาน ออร์กาไนเซอร์ คือ การจัดกิจกรรมการตลาด อาทิเช่น งานออกบูธแสดงสินค้า, การจัดงานเปิดตัวสินค้า, การจัดนิทรรศการ, การประชาสัมพันธ์ , แนะนำสินค้า , โรดโชว์สินค้า หรือกิจกรรมเพื่อขายสินค้าโดยตรง แต่ทั้งหมดนี้ออกาไนซ์ต่างก็ไม่ใช่ผู้ที่จะต้องมาตัดสินใจว่าจะทำกิจกรรมอะไรบ้างเพื่อแบรนด์สินค้า จงปล่อยให้หน้าที่การกำหนดโจทย์และเป้าหมายเป็นของลูกค้า และโจทย์ที่จะได้รับมอบหมายนั้นควรเป็นเพียงหัวข้อเดียว ทำไปเพื่ออยากให้แสดงผลอย่างไร เป้าหมายก็จะถูกจับจุดอย่างชัดเจน


 

มาถึง ในบุคลากรในออร์กาไนเซอร์ที่เหมาะสมต่อการทำงาน จะต้องมีอย่างน้อย 5 ตำแหน่ง ดังนี้

  • Business Development หรือ Sale Director หรือที่เราอาจจะคุ้นหูกันดีว่าเค้าคือ เซลล์ออร์กาไนเซอร์ ในตำแหน่งนี้มีบทบาทสำคัญอย่างมากในการหาลูกค้าจากคอนเนคชั่นต่างๆที่บริษัทมีอยู่ ไม่ใช่แค่มีความสำคัญแต่จำเป็นอย่างมาก คุณสมบัติของผู้ที่จะมาเป็นกองหน้าตัวรุกของบริษัทจะต้องเป็นผู้มีประสบการณ์ชำนาญการด้านการขาย มีสายสัมพันธ์ในรูปแบบที่ดีมากกับตัวลูกค้า เพราะต้องอาศัยการมิตรที่ดีต่อกันในการการเจรจาต่อรอง เนื่องจากงานออแกไนซ์เป็นงานที่เต็มไปด้วยความคาดหวังและเม็ดเงินจากงบประมาณของลูกค้าในจำนวนที่สูง ฯลฯ
  • AE (Account Executive) เป็นผู้ดูแลและบริหารจัดการลูกค้าให้ได้รับความพึงพอใจอย่างสูงสุด รวมไปถึงการรับบรีฟจากลูกค้าแล้วนำประสานงานกับฝ่ายความคิดสร้างสรรค์ของบริษัทตน อาจจะเรียกได้ว่าหน้าที่นี้ เป็นผู้จัดสรรความลงตัวด้วยวาจาเพื่อให้ทุกอย่างอยู่ในความเป็นไปได้ และลูกค้าพอใจอย่างสูงสุด อีกทั้งคอยสกัดกั้นการฟุ่มเฟือยในการจัดงาน ให้สร้างสรรค์ผลงานตามงบประมาณที่มีอยู่
  • Creative ออแกไนซ์ที่มีครีเอทีฟเก่งกว่า จะประสบความสำเร็จในการขายงานได้มากกว่า เพราะฝ่ายนี้จะเป็นส่วนคิดงาน เป็นคลังสมองในด้านของความสร้างสรรค์ กิจกรรมการตลาดที่จะแตะใจของลูกค้าได้นั้นควรจะมี Concept หรือแนวคิดหลักอย่างไร แล้วความคิดที่ล้ำนั้นจะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้หรือไม่ ? ข้อนี้ก็จะโยงไปถึงที่เราได้เกริ่นไว้แต่ต้น ว่าควรจะเข้าร่วมรับฟัง “ความต้องการของลูกค้า” เนื่องจากจะต้องเป็นผู้นำเสนอไอเดียของงาน
  • Producer เมื่อผ่านกระบวนการของการคิดการออกแบบแล้ว ความรับผิดชอบจะตกอยู่อยู่กับฝ่ายนี้ โปรดิวเซอร์หรือผู้ช่วยจะต้องเป็นผู้ลงมือจัดทำกิจกรรม หรือต้องรู้ขั้นตอนของงานอีเว้นท์นั้นอย่างทะลุปรุโปร่ง เพื่อที่เป็นผู้ควบคุมงานทั้งหมดถึงแม้บริษัทออแกไนซ์ของคุณจะคัดเลือกองค์กรภายนอกเข้ามารับช่วงงาน (Out Source)
  • Designer หรือนักออกแบบ ในฝ่ายนี้จะต้องทำงานร่วมกับ Creative และ AE เพื่อผลิตผลงานด้านของความงามและทำงานนั้นเกิดจุดโดดเด่นและมีมิติดั่งที่ใจลูกค้าต้องการ

 

อีกหนึ่งสิ่งที่เป็นตัวชี้วัดความสามารถของ บริษัท ออร์กาไนซ์ นั่นคือการนำเสนองาน หลังจากที่ได้รับบรีฟจากลูกค้ามาแล้ว คุณได้นำไปประมวลผลสรรค์สร้างความน่าสะพรึงได้แค่ไหน สิ่งที่จะต้องเริ่มคือการทบทวนวัตถุประสงค์การจัดงาน เพื่อให้ลูกค้าได้ทราบถึงความสอดคล้องกับสุดยอดไอเดียที่คุณนำมาโชว์ อาจจะเริ่มต้นด้วยการตั้งคำถามว่าถ้าเราไม่ทำอย่างนี้แล้ว งานจะต้องมีอุปสรรคอะไรบ้าง วาจาที่คอยหว่านล้อมอย่างนุ่มนวลเชื้อเชิญให้ลูกค้าเห็นถึงความคิดที่เราจะทำให้งานโดดเด่นที่สุดได้อย่างไร เมื่อลูกค้าเริ่มเชื่อแล้ว จงอธิบายลักษณะงานที่ออกแบบมาอย่างละเอียด พรีเซ้นท์เตชั่นนั้นก็สำคัญมิต่างกัน ลูกค้าบางท่านอาจจะให้คะแนนตรงจุดนี้มากกว่าคำพูด เพราะการได้เห็นภาพทำให้ลูกค้าสามารถชี้แนะแก้ไขหรือตอบตกลงเลยภายในขณะนั้น การเตรียมความพร้อมในทุกๆด้านนั้นจะทำให้คุณประสบความสำเร็จกับภารกิจในวันนั้นด้วยเปอร์เซ็นที่สูงกว่า แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นที่จะเป็นผู้นำเสนอกิจกรรมทางการตลาดนี้ จะต้องมีบุคลิกภาพที่ดี น่าเชื่อถือ มีการพูดตามหลักจิตวิทยา น้ำเสียงชัดเจน และมีภาษากายที่เหมาะสมกับเนื้องาน

แต่ด้วยปัจจุบันมีงานอิเว้นท์หรือกิจกรรมทางการตลาดมีมากขึ้นเรื่อยๆ จึงมีบริษัทออร์กาไนเซอร์ผุดขึ้นมาเป็นจำนวนไม่น้อยเลยทีเดียว แล้วในจำนวนของกลุ่มบริษัทเหล่านี้ก็จะมีบริษัทเล็กกระทัดรัดอยู่มากพอสมควร หากจะต้องมองเป็นกรณีตัวอย่างเรามักจะสังเกตได้ว่า Creative และ AE คือคนเดียวกัน ตรงนี้ก็จะสะดวกในการทำงานที่มีเพียงคนเดียวก็สามารถขายงานได้อย่างรวดเร็ว แล้วในงานส่วนอื่นก็จะจัดจ้าง องค์กรภายนอกเข้ามารับช่วงต่อ ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบ การจ้างโปรดิวเซอร์ลำดับงานตามขั้นตอน แสงสีเสียง เซ็ทอัพประกอบฉาก แต่เรื่องนี้คงไม่เกิดบ่อยครั้งนักกับลูกค้าที่ต้องการความเสถียรในการทำงาน ไม่ว่าจะผ่านไปกี่ยุคสมัยคอนเน็คชั่นระหว่างลูกค้ากับบริษัทออร์แกไนซ์ระดับกลางก็ยังคงเหนียวแน่นทั้งในเรื่องคุณภาพการประสานงานและราคาที่เหมาะสม


 

แต่อย่างไรก็ดี ไม่ว่าจะเป็นบริษัท ออร์กาไนเซอร์ในระดับไหน แต่ถ้าที่มีวิธีการดำเนินกิจกรรมการตลาดที่มีประสิทธิภาพ ก็สามารถสร้างภาพพจน์ที่ดีให้เกิดกับแบรนด์ได้ นี่คือข้อสำคัญที่สุดของการทำงานออร์กาไนเซอร์ ขอบคุณบทความโดย บริษัทรับจัดอีเว้นท์ Northtridge

 

About admin

Comments are closed.

Scroll To Top